看護師の有給申請に理由は必要？病院の申請書に書く例文と、シフト制で断られたときの確認手順
病院の有給申請書には、たいてい「理由」の欄があります。「私用と書いていいのか」「本当の理由を書かないと通らないのか」と迷う看護師は少なくありません。
この記事では、法律上、有給の理由を伝える必要があるのかを先に整理し、そのうえで申請書に書く例文と、シフト制の病棟で断られたときの確認手順を紹介します。
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看護師の有給申請に理由は必要か
結論から言うと、法律上、有給休暇を取るのに理由は必要ありません。
労働基準法39条5項は「使用者は、有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない」と定めています。条文に理由を求める規定はありません。最高裁判所も1973年の判決で、年次有給休暇をどう使うかは労働基準法の関知しないところであり、使用者の干渉を許さない、という趣旨を示しています。
では、なぜ申請書に理由欄があるのか
理由欄があるのは、病院側が勤務の調整をするための参考にしたい、という事情があるからです。理由を書くかどうかは任意で、「私用のため」で問題ありません。
ただし、理由によって病院の対応が変わる場面は実際にあります。
| 場面 | 理由を伝えると変わること |
|---|---|
| 同じ日に複数人の希望が重なった | 冠婚葬祭や通院などは、調整で優先してもらえることがある |
| 公表後の勤務表を変えてもらう | 事情が分かると、交代を頼まれた同僚も受けやすい |
| 忌引きなど特別休暇の対象 | 有給ではなく特別休暇になり、有給が減らずに済むことがある |
理由を書くかどうかは、書いたほうが自分に得かで決めてかまいません。忌引きのように特別休暇がある場面は、有給で申請する前に就業規則を確認しましょう。日数の目安は看護師の忌引き休暇の日数一覧にまとめています。
時季変更権と理由の関係
病院には、有給を取る時期を変えてもらう権利があります。これを時季変更権と呼びます（労働基準法39条5項ただし書き）。
使えるのは、その日に休まれると「事業の正常な運営を妨げる場合」に限られます。ここで判断されるのは「その日に人が足りるか」であって、「休む理由が正当か」ではありません。
| よくある言い方 | 法律上の考え方 |
|---|---|
| 「遊びに行くなら有給は認められない」 | 理由で可否を決めることはできない |
| 「理由を書かないと受け付けない」 | 理由は任意。書かないことを理由に拒むことはできない |
| 「その日は夜勤の人数が足りないので別の日にしてほしい」 | 時季変更権の範囲。別の日を提案されることはある |
| 「今年は有給を取らないでほしい」 | 時季変更権は「別の日に与える」権利で、取らせないことはできない |
勤務表で回る職場でも、病院側は代わりの人を確保する努力をする必要があるとされています。判例では、代わりの勤務者を探す配慮をせずに時季変更をするのは認められにくい、という考え方が示されています。
病院の有給申請書に書く理由の例文
申請書の理由欄には、次のような書き方がよく使われます。
基本の書き方
- 私用のため
- 私事都合のため
- 家事都合のため
迷ったら「私用のため」で十分です。病院の様式に「理由は任意」と書かれていなくても、法律上の扱いは変わりません。
理由を伝えたほうが調整しやすい場面
| 場面 | 例文 |
|---|---|
| 家族の行事 | 「家族の行事（子の入学式）のため」 |
| 通院 | 「通院のため」 |
| 子どもの看病 | 「子の看病のため」 |
| 役所や銀行の手続き | 「役所手続きのため」 |
| 転居 | 「転居に伴う手続きのため」 |
| 資格試験・研修 | 「資格試験受験のため」 |
子どもの看病は、有給とは別に子の看護等休暇（育児・介護休業法）の対象になることがあります。病院の制度を確認しておくと、有給を残せる場合があります。
口頭で師長に伝えるとき
「〇月〇日に有給をいただきたいです。私用です。勤務表の作成前なので、希望として入れていただけますか。」
勤務表が公表された後なら、次のように交代の相手まで考えて伝えると、話が進みやすくなります。
「〇月〇日の日勤を有給にしたいのですが、〇〇さんが〇日と交代してもよいと言ってくれています。調整は可能でしょうか。」
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シフト制の病棟で有給申請を断られたとき
「その日は無理」と言われたとき、確認することは3つです。
1. 断られたのか、別の日を提案されたのか
時季変更権は「別の日に与える」ためのものです。別の日の提案がなく、ただ「取れない」と言われた場合は、時季変更ではなく有給を取らせていないことになります。「では、いつなら取れますか」と聞き返しましょう。
2. 理由を聞かれて断られたのか
「理由が私用だから」「遊びだから」という断り方は、法律上の根拠になりません。人員の都合で断るのであれば、「その日の人数が足りない」という説明になるはずです。
3. 希望が公休として処理されていないか
勤務表の作成時に出した休み希望が、有給ではなく公休として処理されていることがあります。日本看護協会の「看護職の夜勤・交代制勤務に関するガイドライン」（2013年）では、同会の調査で有給休暇の取得を「勤務計画表作成時に希望できる」と答えた人は2割にとどまったと紹介されています。休み希望が公休として反映されることが多い、という指摘です。
勤務表が出たら、希望日の表記が有給か公休かを確認し、公休になっていたら「有給として申請したい」と伝えましょう。
それでも取れない場合
年10日以上の有給が付与される人については、年5日を病院が取らせる義務があります（労働基準法39条7項）。何度申請しても取れない状況が続く場合は、勤務先を管轄する労働基準監督署に相談できます。
有給が取りにくい構造や取得率のデータは看護師の有給消化率で、残業や夜勤を含む労働基準法の全体像は看護師の労働基準法違反を防ぐで解説しています。
よくある質問
Q. 「私用のため」と書いたら、師長に理由を聞かれました。答える必要はありますか。
答える義務はありません。「私用です」と繰り返してかまいません。ただし、希望が重なった日の調整などで理由が役立つこともあるので、話せる範囲で伝えるかどうかは自分で決めましょう。
Q. 繁忙期（年末年始や連休）には有給を申請できませんか。
申請はできます。人員の都合で別の日を提案されることはありますが、最初から申請を受け付けないことはできません。早めに勤務表の作成前に出すと、通りやすくなります。
Q. 当日の朝に体調不良で休む場合、有給にできますか。
病院の就業規則によります。事後に有給へ振り替えることを認めている病院は多いですが、法律上の義務ではありません。まずは連絡の手順どおりに休みを伝え、あとで有給扱いにできるか確認しましょう。
Q. 退職前の有給消化も、理由を書く必要がありますか。
必要ありません。「退職に伴う有給消化のため」と書く人が多いですが、「私用のため」でもかまいません。
まとめ
- 法律上、有給を取るのに理由は必要ない。「私用のため」で足りる
- 時季変更権は「その日に人が足りるか」で判断するもので、理由の正当性で可否を決めることはできない
- 家族の行事や通院など、理由を伝えたほうが調整しやすい場面もある
- 断られたら、別の日の提案があるか、希望が公休になっていないかを確認する
- 年10日以上付与される人は、年5日の取得を病院が確保する義務がある
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参考
- 労働基準法（e-Gov法令検索） https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049
- 厚生労働省「年次有給休暇の時季指定義務」 https://www.mhlw.go.jp/content/000350327.pdf
- 日本看護協会「看護職の夜勤・交代制勤務に関するガイドライン」 https://www.nurse.or.jp/nursing/home/publication/pdf/guideline/yakin_guideline.pdf
